20 Lug Gestionale documenti: il preventivo come immagine aziendale
Gestionale documenti, quanto è importante la veste grafica di preventivi e fatture commerciali e quale importanza ricopre per l’azienda la loro archiviazione e consultazione?
Nel testo a seguire ci occuperemo di come agevolare le aziende durante tutte queste fasi.
Un gestionale per la creazione di documenti
Lo scopo di un’azienda è quello di ricavare profitto dal proprio core business limitando al massimo gli sprechi di risorse e di conseguenza di danaro.
Dare priorità all’organizzazione documentale, in maniera che tutti i documenti siano sempre consultabili, è un passo fondamentale per ottimizzare le risorse.
La recente introduzione dello smart working nel nostro Paese, ha evidenziato quanto sia basilare poter accedere, sempre e da qualsiasi postazione, ai dati aziendali.
La dematerializzazione dei flussi documentali agevola i nuovi processi produttivi, ottenendo un’organizzazione ottimale, maggiore tracciabilità ed una riduzione dei costi.
Dematerializzazione documentale significa, ad esempio, ridurre notevolmente la quantità di carta occorrente per la stampa cartacea (fino all’80% in meno).
Un minore impiego di carta, di materiali di consumo e di apparecchiature elettroniche, si trasforma in risparmio di danaro che l’azienda può impiegare diversamente.
Un gestionale documenti è quindi fondamentale per coadiuvare l’aziendain tutti i passaggi che conduco alla concretizzazione e quindi alla vendita.
Smart ERP e la gestione documenti
Sempre più imprese scelgono di utilizzare un gestionale azienda al posto di altri supporti, come i fogli di calcolo, questo per avere maggiore fruibilità dei dati.
Una volta presa questa decisione, ciascuna impresa dovrà fare alcune considerazioni.
Ad esempio che tipo di gestionale azienda vorrebbe adottare, quali funzioni dovrebbe avere e quale dovrebbe essere il suo costo.
Un gestionale ERP accentra tutte le funzioni necessarie ad un’impresa per potersi dedicare al proprio core business senza perdite di tempo o interruzioni nella fruizione dei dati.
Di contro però un gestionale aziendale standard, per quanto completo, presenterà una serie di funzionalità superflue rispetto alle attività svolte.
Questo si traduce come prima cosa in una maggiore difficoltà nell’utilizzo del software gestionale.
In alcuni casi potrebbe anche rendersi necessaria la sostituzione delle apparecchiature hardware con altre più moderni e la presenza, in azienda, di personale specializzato.
Contrariamente a molti altri software gestionali, Smart ERP è interamente modulabile e quindi personalizzabile al 100%.
Il suo cuore è costituito da un modulo base, al quale è possibile collegare ben 18 moduli per costruire il software gestionale perfetto per tutte le specifiche necessità.
Modulo gestione documenti
Il modulo gestione documenti, trasforma Smart ERP in un gestionale documenti completo e facile da utilizzare.
Emessi o ricevuti che siano, che si tratti di vendite, acquisti o manodopera, qualsiasi documento può essere creato e parametrizzato all’interno del software.
Ciascuna azienda può definire in autonomia tutti i vari parametri relativi a ciascun documento, personalizzandolo.
Prendiamo come esempio il settore vendite: uno dei fattori determinanti per concludere una vendita è l’aspetto visivo.
Il preventivo è quindi un biglietto da visita aziendale, uno dei primi documenti con il quale l’azienda si rapporta con il cliente.
L’organizzazione dei documenti emessi e ricevuti è altrettanto importante, perché permette all’azienda di accedervi con facilità.
Con il modulo gestione documenti di Smart ERP si possono creare gruppi di documenti in base alle attività ed alle fasi aziendali d’interesse.
Con lo stesso modulo si possono archiviare tutti i documenti, sia a livello di formato che di posizione, che siano emessi o ricevuti.
Conclusioni:
Per raggiungere i propri obbiettivi di produttività, ogni azienda ha necessità di essere supportata in tutte le fasi del proprio lavoro.
Scegliere un software gestionale che comprenda il gestionale documenti è quindi la soluzione facile, intuitiva e dal prezzo accessibile.
Smart ERP è modulabile e del tutto personalizzabile, quindi addio a funzionalità accessorie, difficoltà di utilizzo ed alla necessità di aggiornare gli hardware.
Componi tu il tuo software gestionale scegliendo solo i moduli che ti occorrono.
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