In molte aziende la gestione scadenze è una di quelle attività che nessuno vede, ma che tutti danno per scontata.
Basta un pagamento dimenticato, un incasso non registrato o una Ri.Ba caricata in ritardo per creare confusione, rallentare il lavoro e complicare la pianificazione della settimana.
Chi lavora ogni giorno tra fatture, estratti conto e reminder lo sa: tenere sotto controllo tutto non è semplice.
Soprattutto quando i dati sono sparsi, quando serve recuperare informazioni da più programmi o quando si deve tornare continuamente sui documenti per capire cosa manca.
Eppure, la gestione scadenze dovrebbe essere una delle attività più chiare e lineari della vita aziendale, in quanto riguarda solo una cosa: sapere chi deve pagare cosa, a chi, quando e come.
Il problema è che nella pratica non è quasi mai così.
Il problema vero: troppi strumenti, zero visibilità
Excel, mail, portali bancari, stampe, post-it, promemoria automatici, telefonate.
La gestione scadenze, in molte realtà, è un miscuglio di strumenti sparsi che rende difficile vedere il quadro completo.
Il risultato è un processo lento, poco fluido e spesso impreciso.
Ogni volta che serve capire quali scadenze sono urgenti, quali sono già state saldate o come si muoverà il flusso di cassa nelle prossime settimane, ci si ritrova a cercare le informazioni un pezzo alla volta, con il rischio di duplicare dati, dimenticare qualcosa o aggiornare i documenti in ritardo.
È proprio questa mancanza di centralizzazione che genera confusione e rende la gestione scadenze più pesante e stressante di quanto dovrebbe essere.
Quando lo scadenzario non è solo un elenco, ma diventa uno strumento di lavoro
La soluzione non è fare “più attenzione” o aggiungere nuovi fogli di lavoro.
La soluzione è avere uno scadenzario integrato nel gestionale, che centralizza tutto, aggiorna ogni dato in automatico e permette di vedere in pochi secondi la situazione reale.
Non un semplice elenco di scadenze, ma un ambiente unico in cui è possibile:
- interrogare le scadenze filtrandole come si preferisce;
- controllare gli incassi e i pagamenti programmati;
- gestire il portafoglio effetti attivi e passivi;
- preparare bonifici e Ri.Ba in modo automatico, senza riscrivere tutto a mano.
Quando tutto è in un unico posto, la gestione scadenze smette di essere un compito stressante e diventa un’attività chiara, ordinata e molto più veloce.
Interrogazione scadenze: finalmente un modo semplice per vedere cosa serve davvero
La funzione di interrogazione scadenze permette di trovare in pochi istanti tutte le informazioni di cui si ha bisogno, senza dover aprire mille documenti o ricostruire la situazione manualmente.
Che si tratti di clienti, fornitori, rate o effetti, ogni voce può essere filtrata e visualizzata in modo immediato, così diventa semplice capire cosa è già stato saldato, quali scadenze richiedono attenzione e quali movimentazioni sono previste nei giorni successivi.
In questo modo il lavoro quotidiano risulta più ordinato, fluido e con meno margini di errore, perché i dati sono sempre aggiornati e disponibili all’interno dello stesso ambiente.
Stampe e report: per chi vuole avere sempre una copia chiara della situazione
Molte aziende hanno bisogno di una stampa rapida da condividere con la direzione o con il commercialista.
Un buon scadenzario permette di generare report che riassumono la situazione in modo chiaro: scadenze aperte, quelle in ritardo, quelle programmate, gli effetti in portafoglio e molto altro.
Non sono semplici stampe, ma strumenti utili per prendere decisioni in modo rapido.
Portafoglio effetti attivi e passivi: addio alla gestione manuale
Gli effetti sono spesso una delle parti più complicate, soprattutto quando si lavora con Ri.Ba e incassi bancari programmati.
La gestione manuale richiede tempo e, soprattutto, continui aggiornamenti.
Con uno scadenzario integrato, invece, gli effetti vengono generati automaticamente dalle scadenze e si aggiornano non appena il pagamento o l’incasso viene registrato.
Un passaggio che elimina completamente la complessità e garantisce che i dati siano sempre coerenti.
Bonifici e Ri.Ba: il flusso telematico che fa risparmiare davvero tempo
La possibilità di generare automaticamente il flusso telematico per bonifici e Ri.Ba semplifica enormemente le attività legate ai pagamenti.
È sufficiente selezionare le scadenze da saldare e creare il file nel formato richiesto dalla banca, senza dover riscrivere importi, IBAN o dati anagrafici.
Questo elimina gli errori tipici dell’inserimento manuale e velocizza tutto il processo, soprattutto quando le scadenze sono numerose.
Il caricamento del file nell’home banking diventa l’unico passaggio necessario, trasformando un’attività complessa in un’operazione semplice, sicura e molto più rapida.
Conclusione
Con uno scadenzario che integra interrogazione, stampe, portafoglio effetti e flussi telematici, le attività quotidiane diventano più leggere, più ordinate e molto più affidabili.
Per chi lavora in amministrazione significa meno stress e più controllo.
La gestione scadenze non deve essere un lavoro complicato.
Per la direzione significa decisioni più consapevoli e una visione chiara della situazione finanziaria.
E per tutta l’azienda significa un processo più fluido e senza sorprese.
FAQ
Posso vedere rapidamente le scadenze urgenti?
Sì, basta utilizzare i filtri dell’interrogazione scadenze per visualizzare quelle imminenti o quelle in ritardo.
Lo scadenzario gestisce anche gli effetti e le Ri.Ba?
Certo. Gli effetti attivi e passivi vengono generati automaticamente e aggiornati in base ai movimenti reali.
È possibile creare il flusso telematico per la banca?
Sì. Puoi selezionare le scadenze da pagare ed esportare il file pronto per l’home banking.
Posso stampare report utili per la direzione o per il commercialista?
Assolutamente. Sono disponibili stampe sintetiche o dettagliate della situazione scadenze.
