Con la fatturazione elettronica ogni documento passa attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), che svolge il ruolo di “controllore” prima della consegna al destinatario.
Se il file presenta errori o incongruenze, viene respinto: nasce così il problema della fattura scartata.
Per le imprese questa situazione può creare rallentamenti, dubbi contabili e rischi fiscali, soprattutto se non viene gestita in tempi rapidi.
In questo articolo analizziamo le cause più frequenti dello scarto, le conseguenze operative e le soluzioni per evitarlo, con un focus su come un gestionale affidabile come Smart ERP può semplificare il processo.
Sommario
Come gestire al meglio una fattura scartata dallo SDI
Come gestire una fattura scartata dallo SDI
Il ruolo di Smart ERP nella gestione delle fatture scartate dallo SDI
Cos’è una fattura scartata
Una fattura scartata è un documento elettronico rifiutato dal Sistema di Interscambio perché non conforme alle regole tecniche stabilite dall’Agenzia delle Entrate. In pratica, la fattura non viene consegnata al destinatario e risulta come “non emessa”.
Lo SDI comunica lo scarto tramite una notifica ufficiale entro 5 giorni dall’invio. L’azienda deve quindi correggere l’errore e reinviare il documento per non incorrere in sanzioni o irregolarità fiscali.
Le cause più comuni
I motivi di scarto possono essere numerosi. Tra i più frequenti troviamo:
- Errori formali nel file XML: campi obbligatori mancanti, formattazione non corretta, codici fiscali o Partite IVA inseriti in modo errato;
- Dati incoerenti: ad esempio, incongruenze tra imponibile, aliquota IVA e totale fattura;
- Codici destinatario o PEC errati: lo SDI non riesce a recapitare il documento;
- Duplicati: invio della stessa fattura più volte con lo stesso numero e data;
- Errori tecnici nei sistemi aziendali: malfunzionamenti dei software utilizzati per la generazione o trasmissione.
Riconoscere subito la causa permette di agire rapidamente, evitando che la fattura rimanga sospesa troppo a lungo.
Come gestire una fattura scartata dallo SDI
Di fronte a una notifica di scarto, l’azienda dovrebbe seguire una procedura ordinata:
- Leggere attentamente il messaggio di errore ricevuto dallo SDI, che indica la causa dello scarto;
- Correggere il documento alla luce delle informazioni fornite;
- Reinviare la fattura corretta entro i 5 giorni previsti per non incorrere in sanzioni;
- Archiviare la notifica di scarto insieme alla nuova fattura emessa, per mantenere una tracciabilità completa.
Questo flusso richiede attenzione e rapidità, ma può diventare semplice se supportato da strumenti tecnologici adeguati.
Come evitare lo scarto
La gestione di una fattura scartata dallo SDI può diventare complessa, per questo la prevenzione rappresenta la strategia più efficace
Evitare gli errori significa innanzitutto affidarsi a controlli automatici che verifichino la completezza e la coerenza dei dati prima dell’invio, riducendo al minimo le possibilità di incongruenze.
È altrettanto importante mantenere il gestionale sempre aggiornato in base alle modifiche normative e ai tracciati XML stabiliti dall’Agenzia delle Entrate, così da non incorrere in scarti legati a formati non conformi.
Un altro aspetto spesso sottovalutato riguarda la formazione del personale amministrativo: la conoscenza delle regole e delle procedure riduce drasticamente gli errori manuali.
Infine, avere a disposizione strumenti che consentano di monitorare in tempo reale le notifiche SDI permette di intervenire subito in caso di problemi, trasformando un potenziale ostacolo in un’attività rapida e sotto controllo.
Il ruolo di Smart ERP nella gestione delle fatture scartate dallo SDI
Per affrontare in modo efficace una fattura scartata è utile disporre di strumenti che riducano al minimo gli errori e supportino l’azienda nella correzione rapida.
Smart ERP risponde proprio a questa esigenza grazie a un sistema di controllo intelligente che analizza i dati della fattura elettronica prima dell’invio allo SDI, individuando eventuali incongruenze e prevenendo così gran parte degli scarti.
Quando una notifica di scarto si verifica, la piattaforma segnala tempestivamente il problema e accompagna l’utente nella correzione, indicando chiaramente i campi da rivedere.
Tutto il processo rimane tracciato: le notifiche vengono archiviate insieme alle versioni corrette dei documenti, garantendo ordine e trasparenza. In questo modo, i tempi di reinvio si riducono sensibilmente, evitando ritardi negli incassi e complicazioni con il fisco.
Con un’interfaccia intuitiva e processi automatizzati, Smart ERP trasforma la gestione della fattura scartata da potenziale ostacolo a semplice attività di routine, liberando tempo e risorse per le attività più strategiche.
Conclusione
La fattura scartata non è solo un imprevisto tecnico: può incidere direttamente su liquidità, rapporti commerciali e conformità fiscale.
Sapere come riconoscerla, correggerla e soprattutto prevenirla è essenziale per ogni impresa.
Con Smart ERP, le aziende hanno a disposizione un alleato concreto: un gestionale che semplifica la fatturazione elettronica, riduce gli errori e consente di mantenere un flusso amministrativo fluido e sicuro.
