06 Lug Archiviare e conservare con il software archiviazione documenti
Software archiviazione documenti: perché le aziende lo considerano un strumento utile e quale è la sua funzione?
Nel testo di questo articolo approfondiremo il tema della gestione documentale ed i vantaggi che un’azienda può trarne.
La gestione documentale in azienda
Un software per la gestione documentale deve agire con semplicità ed essere al contempo funzionale.
La gestione quotidiana di documenti, dati ed informazioni, può richiedere molto tempo per poter essere correttamente espletata.
L’utilizzo di un software archiviazione documenti abbatte i tempi dell’archiviazione tradizionale, richiedendo tra l’altro l’uso della carta solo nel 10% dei casi.
Con la digitalizzazione la consultazione interna dei dati aziendali, sia on premise che in cloud, è più semplice ed immediata.
Ogni operatore può avere accesso ed incrementare a propria volta un modello condiviso sul quale acquisire il konw how da competenze interne all’azienda.
Il processo di conservazione sostitutiva permette altresì la digitalizzazione e la conservazione a norma di legge di tutti i documenti fiscali e tributari.
Un software archiviazione documenti è particolarmente apprezzato dalle PMI che operano nella produzione, nel commercio e nei servizi.
Software ERP modulare
L’obbiettivo di ogni azienda è quello di migliorare il proprio business meglio e più velocemente degli altri.
Fluidità nella lavorazione dei dati e continuità nella produzione vengono sicuramente agevolate dall’utilizzo di un software archiviazione documenti.
Un software ERP non vale però chiaramente un altro e la modularità rappresenta un plus importante.
Un’azienda può avere necessità diverse rispetto ad un’altra, anche nel caso in cui operino nello stesso settore.
Un software modulare è quindi l’ideale per ogni realtà produttiva perché è sempre personalizzabile.
Smart ERP è il software gestionale modulabile, completo ed efficace, in grado di offrire, a ciascuna azienda, la soluzione per la perfetta gestione del proprio business.
Il software gestionale Smart ERP è utilizzabile on premise ed in cloud, in questo modo può essere anche un valido alleato nello smart working.
18 moduli aggiuntivi associabili al modulo base, ciascuno ideato per raggiungere uno scopo preciso.
Il modulo contabilità di Smart ERP
Nello specifico il nostro modulo contabilità per software ERP comprende:
prima nota, multivaluta, partite aperte, IVA, incassi e pagamenti, bilanci di verifica, ritenute d’acconto, ratei e risconti, gestione solleciti.
In sintesi, tutte le procedure utili per gestire la contabilità aziendale in modo semplice e veloce.
La digitalizzazione dei documenti attraverso il modulo digitalizzazione del nostro software archiviazione documenti, ne permette una rapida consultazione.
In questo modo l’impiego di tempo, di risorse in genere, comprese le risorse umane impiegate per accedere ad ogni file, viene ridotto ai minimi termini.
Un software di archiviazione documenti deve però lavorare nel rispetto della sicurezza dei dati e della privacy di clienti e fornitori.
Per garantire questo parametro nella versione in cloud, Smart RP sfrutta un meccanismo di sicurezza fatto di login e password.
Ciò significa che solo l’amministratore di sistema può consentire l’accesso ai dati sia agli operatori che ai gruppi.
L’accesso può essere concesso su livelli diversi che sono, ad esempio, la sola consultazione, la modifica o l’inserimento.
Gli archivi salvati attraverso il software di archiviazione documenti Smart ERP sono consultabili in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione.
La conservazione degli archivi avviene in due strutture separate per garantire un livello ottimale di sicurezza.
Il nostro software gestionale è l’ideale per le aziende che operano nei settori dell’industria manifatturiera, alimentare, retail, trasporti e serramentisti.
Conclusioni:
Perché spendere cifre esorbitanti per ottenere un software archiviazione documenti con funzionalità inutili e spesso difficile da utilizzare?
Smart ERP è completo ma semplice perché non richiede l’impiego di personale specializzato ed è economico perché lo componi tu stesso grazie ai tanti moduli disponibili.
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