22 Lug Gestionale trasporti e software digitalizzazione documenti: una coppia vincente
È sempre più corposa l’esigenza, da parte delle imprese, di migliorare il flusso e la gestione dei documenti aziendali.
Ottimizzare la gestione documentale significa in pratica attivare specifiche procedure di dematerializzazione dei documenti, in origine in formato cartaceo, per snellire la gestione cartacea da una parte e incentivare una conservazione sostitutiva, tipicamente una conservazione digitale, dall’altra. Tutto questo, ovviamente, senza alcuna perdita del valore legale del documento.
Per rispondere a questa esigenza è possibile far ricorso a specifici software di digitalizzazione dei documenti.
È interessante notare inoltre che uno dei settori maggiormente interessato e coinvolto da questa trasformazione è quello dei trasporti. Per quest’ultimo, infatti, integrare l’uso di un gestionale trasporti all’interno delle procedure aziendali, ancora meglio se dotato di un software per la digitalizzazione dei documenti, non è più una novità.
E proprio questo argomento, ovvero il richiamo di un gestionale per trasporti comprensivo di un programma di digitalizzazione documenti, è il focus dell’approfondimento che segue.
SOMMARIO:
Gestionale trasporti e software digitalizzazione documenti: una coppia vincente
Trasporti e dogane: l’utilità di un software per la digitalizzazione dei documenti
Perché scegliere un programma di digitalizzazione documenti?
Smart ERP, il software gestionale trasporti completo e intuitivo
Trasporti e dogane: l’utilità di un software per la digitalizzazione dei documenti
Quello dei trasporti è un tema sicuramente molto ampio. Per meglio focalizzare l’uso del gestionale trasporti di nostro interesse, ci concentreremo sull’ambito doganale.
La gestione dei processi doganali, o volendo essere più precisi la gestione dei documenti legati alle procedure di controllo e sdoganamento delle merci, è piuttosto complicata. E spesso troppo lunga. Inutile negare quindi che la possibilità di rendere la gestione documentale legata ai processi doganali più rapida ed efficiente porta con sé tre importanti vantaggi:
- permette di ottimizzare i tempi di consegna
- riduce i costi legati all’import-export delle aziende
- contribuisce alla competitività delle aziende e delle loro supply chain
Il primo passo per semplificare e velocizzare le procedure doganali è favorire la loro digitalizzazione. Approccio, questo, che va a beneficio tanto dei traffici quanto degli operatori economici.
Digitalizzare un processo e nella fattispecie la gestione documentale significa mettere in campo un software per la digitalizzazione dei documenti che, grazie alle altre funzionalità incluse in un gestionale trasporti, favorisca la dematerializzazione dei documenti cartacei a favore della loro conservazione digitale senza che il valore legale ne sia compromesso.
Perché scegliere un programma di digitalizzazione documenti?
Compilare correttamente la dichiarazione doganale snellendo il flusso delle operazioni richieste è il primo obiettivo per chi decide di utilizzare un gestionale per trasporti. Ma la funzionalità di quest’ultimo non si esaurisce qui.
Il passaggio in dogana richiede infatti anche altri documenti che potrebbero essere gestiti molto più facilmente grazie alla presenza di software per la digitalizzazione dei documenti incluso all’interno di un gestionale per trasporti.
In particolare facciamo riferimento ai seguenti documenti:
- EUR 1: è il certificato dell’Unione Europea emesso all’esportazione, a richiesta dell’operatore, per attestare che la merce è di origine e produzione comunitaria.
- ATR: è il certificato previsto dall’accordo Unione Europea/Turchia, emesso a richiesta dell’operatore, per attestare che la merce, a prescindere dall’origine, è in libera circolazione.
- Intrastat: è il modello, denominato anche Elenco Intrastat, introdotto dall’art. 50 del D.L. 331/1993 a seguito dell’abolizione delle barriere doganali all’interno della Comunità Europea nel 1993. Riporte l’elenco di tutti gli acquisti e le cessioni di beni mobili e, dal 2010 anche i servizi resi e acquisiti, effettuati da parte di ogni soggetto titolare di Partita IVA nei confronti di fornitori e di clienti appartenenti ad uno stato membro dell’Unione europea.
Gestire simili certificati tramite un programma di digitalizzazione per documenti offre notevoli vantaggi. Innanzitutto interviene la riduzione dei tempi nella gestione dei documenti stessi e che inevitabilmente si traduce in una riduzione dei tempi di stazionamento delle merci nei terminal di sbarco. Poi c’è una più veloce trasmissione delle dichiarazioni di importazione, ancora più funzionale per quelle situazioni di sdoganamento in mare. E infine, per ultimo ma non certo per importanza, si può agevolare lo sdoganamento della merce direttamente in un nodo logistico di destinazione inland, senza dover attendere la gestione cartacea del documento di trasporto.
Riassumendo, ecco 4 benefici introdotti dall’uso combinato di un programma di digitalizzazione dei documenti all’interno di un gestionale per trasporti:
- decongestione delle aree doganali
- riduzione dei tempi di permanenza delle merci, con conseguente risparmio sui costi
- maggior sicurezza, grazie alla combinazione dei controlli documentali e monitoraggio fisico del flusso di merci
- possibilità per le aziende di integrare gli adempimenti doganali con le proprie procedure logistiche aziendali
Smart ERP, il software gestionale trasporti completo e intuitivo
Con Smart ERP, il nostro software gestionale trasporti, gestire tutti gli aspetti legati al trasporto delle merci, anche in situazioni doganali, è facile e intuitivo. Dalla programmazione rapida e puntuale di scadenze e viaggi al monitoraggio dei costi e delle prestazioni, grazie al nostro gestionale trasporti tutto sarà ottimizzato e facilmente monitorato.
Ma i vantaggi introdotti da questo software non finiscono qui.
Smart ERP è infatti dotato di uno specifico software per la digitalizzazione dei documenti di trasporto. Che si tratti del certificato EUR 1 o ATR, grazie al programma di digitalizzazione documenti qualunque documento doganale potrà essere gestito totalmente e comodamente dall’interfaccia interna del gestionale per trasporti, snellendo l’ormai obsoleta gestione cartacea a favore di una conservazione sostitutiva tipicamente digitale.
Oltre a una più semplificata gestione dei documenti doganali, Smart ERP permette di gestire con facilità:
- le anagrafiche, dal collegamento di ogni mezzo con il rispettivo autista alla pianificazione di scadenze e revisioni
- l’organizzazione multi-magazzino, comprensiva delle movimentazioni merci tra magazzini, oltre alla possibilità di generare documenti e fatture
- il monitoraggio delle prestazioni e dei KPI più importanti del business
Noi di Smart ERP siamo un punto di riferimento nello sviluppo di soluzioni software funzionali in diversi campi di intervento. Il gestionale trasporti qui trattato ne è un esempio. Ma offriamo soluzioni anche per l’industria manifatturiera, il settore alimentare e il retail, che si distinguono sul mercato per:
- semplicità d’uso
- efficienza dei flussi
- integrazione di più moduli operativi
Vieni a conoscerci, saremo felici di supportarti nell’individuazione del software, proprio come il nostro gestionale trasporti, più adatto alle tue esigenze.