10 Gen Kpi aziendali: cosa sono e a cosa servono?
Quando un impiegato viene assunto al nuovo posto di lavoro, incontra un concetto che in molti tendono a ignorare, ma che rappresenta il centro di una qualsiasi azienda che si rispetti: quello dei KPI aziendali. In effetti, sono in molti ad alzare le spalle quando gli viene chiesto di cosa si tratta e perché è un concetto così importante.
In realtà, non servirebbe molto per capirlo, in quanto basterebbe sapere che il KPI è legato alla valutazione delle prestazioni aziendali e di quelle individuali. Esso serve in gran misura proprio per definire la qualità e la quantità del lavoro effettuato. Vediamo quindi di scoprire insieme di cosa si tratta e perché i KPI aziendali sono così importanti.
Sommario:
Kpi aziendali: cosa sono e a cosa servono?
KPI aziendale: cos’è?
Quando si parla di KPI s’intende il Key Performance Indicator, di cui è
l’acronimo. Di base sono degli indicatori critici di successo di
un’organizzazione, azienda, persona o team lavorativo. Questo indicatore serve
per misurare i risultati raggiunti da un soggetto, come un elevato livello di
servizio oppure una certa quota di mercato. Ogni impresa definisce il KPI a
modo proprio, a seconda del modello di business adottato.
Così i KPI classici per il settore di ristorazione saranno differenti da quelli che vengono impostati nell’industria dei trasporti. Non solo: i KPI possono largamente cambiare da azienda ad azienda anche all’interno di un solo settore, ma generalmente servono per stimolare gli impiegati a lavorare meglio per ottenere dei bonus finanziari. Quindi, possiamo ritenere i KPI anche come uno strumento che i datori di lavoro impiegano per controllare meglio i propri impiegati. È un accessorio che fa parte del contesto del controllo di gestione, in quanto viene anche usato in qualità di strumento di pianificazione ottimale per programmare le attività future in un’ottica rivolta al miglioramento.
Difatti, se il management notasse che ci sono delle notevoli discrepanze tra gli obiettivi da raggiungere e i risultati raggiunti, potrebbe intraprendere delle azioni che mirerebbero a correggere il tiro. Per esempio, potrebbe indire dei corsi di formazione utili per spiegare al team di lavoro come operare meglio. Raggiungere gli obiettivi prestabiliti non è solo una prerogativa del management, ma di tutto il gruppo lavorativo.
Come si definisce il KPI?
Spesso e volentieri si nota una situazione abbastanza strana e dannosa per
l’azienda, che invece di crescere… regredisce. Molto spesso i KPI vengono
adottati abbastanza ciecamente e le persone poi si ritrovano a chiedersi il
motivo per cui i KPI non riflettono il loro business oppure non rilevano i
cambiamenti positivi. Bisogna precisare che il KPI è uno strumento di
valutazione personale e impiegare gli stessi parametri per tutte le aziende
è un’azione senza senso.
Gli obiettivi, difatti, devono essere impostati individualmente per ogni attività, chiarendo tutte le sue particolarità. A tutto ciò si aggiunge anche un’altra difficoltà: spesso ci si dimentica che i KPI non rappresentano che una forma di comunicazione. Pertanto rispettano le stesse regole del settore, nonché le best practice di tante altre forme di comunicazione: affinché il team di lavoro raggiunga il successo è fondamentale che le informazioni fornite siano pertinenti, chiare e succinte, in modo che il personale le possa assorbire e attuare.
Una volta che si hanno chiari gli obiettivi, si può anche iniziare a definire la strategia da attuare per raggiungere le finalità preposte. I lavoratori iniziano dalle basi per capire qual è la mission aziendale e in del modo in cui bisogna raggiungerla.
Successivamente si stila un piano di lavoro necessario per ottenere quel che si desidera. Il processo di base è abbastanza lungo e tortuoso, in quanto prevede l’impiego di manager, analisti, capi reparto e persino degli impiegati stessi.
Con lo sviluppo della ricerca si riuscirà anche a ottenere una migliore comprensione dei vari processi aziendali che vengono misurati in KPI e in che modo tali informazioni dovrebbero essere condivise. Come già accennato, difatti, molto dipende proprio da come si comunica con il team, che dovrebbe essere capace di capire cosa fare per raggiungere i risultati stabiliti.
Le caratteristiche dei KPI
I KPI vengono stabiliti in vari modi, ma perché siano davvero utili ai
fini della crescita aziendale è necessario che tali parametri di valutazione
rispettino alcuni parametri principali. In particolare:
– La quantificabilità, il che significa che i KPI devono essere presentati sotto forma di numeri oppure essere facilmente quantificabili in un altro modo;
– La praticità, ovvero i KPI dovrebbero integrarsi bene con i processi aziendali, di cui fanno parte. Difatti, se i KPI non fossero integrati nei processi dell’impresa, significherebbe che sarebbero difficili da raggiungere e gli impiegati potrebbero persino interpretarli male;
– La direzionalità, cioè che i KPI dovrebbero determinare se la società stia migliorando o no (è una caratteristica fondamentalmente legata a quella della quantificabilità);
– L’operatività: i KPI dovrebbero essere messi in relazione al lato pratico in modo da riuscire a misurare un cambiamento effettivo avvenuto.
Va da sé che un indicatore di questo genere debba basarsi su dati legittimi. Altresì, i KPI dovrebbero essere definiti in maniera tale che i fattori “esterni” a una società non possano interferire con la realizzazione degli obiettivi.
Tale accorgimento è necessario affinché un impiegato per raggiungere l’obiettivo possa usare solo strumenti di cui dispone la società stessa e non debba essere influenzato da elementi esterni (fermo restando che una forma di influenza esterna ci sarà sempre: una mancanza di corrente elettrica, per esempio, potrebbe comportare la fermata di lavoro in un call center).
A tutto questo si aggiunge anche un’altra necessità: definire delle scadenze temporali, in quanto non basta semplicemente comunicare agli impiegati di dover raggiungere un obiettivo. Bisogna anche stabilire il limite di tempo, una deadline, entro la quale è necessario realizzare gli obiettivi aziendali preposti. Tale processo può essere suddiviso in diversi “check-point”, che si possono ritenere alla pari di alcuni “passaggi” da fare per arrivare al risultato finale.
Gli obiettivi del KPI possono essere rivisti su base mensile, a seconda dei traguardi già raggiunti dal team di lavoro e delle necessità dell’azienda. Sono in tante le imprese che praticano una rivisitazione mensile (o talvolta anche bimensile) dei traguardi impostati dai KPI, ma ci sono anche quelle attività che non rivedono l’indicatore in questione per moltissimo tempo.
Cosa può influire sui KPI?
Considerando che i KPI potrebbero cambiare, sarebbe utile anche capire quali
sono i fattori che potrebbero influire su questo indicatore. In primis, è lo
stato del mercato in generale e/o del settore di riferimento. Per
esempio, se la quantità di domanda da parte dei clienti diminuisse a causa
della quarantena, i KPI preimpostati prima della quarantena non potrebbero
essere raggiunti.
Si tratterebbe in tal caso di obiettivi irrealizzabili e l’azienda dovrebbe provvedere a una rivisitazione dei KPI. Un discorso molto simile riguarda il raggiungimento dei KPI “collettivi”, ovvero di quelli che vengono fissati per un gruppo di lavoro. Se un team è formato da 5 impiegati, per i quali viene impostato un KPI “X” e un membro del team si ammala, viene da sé che non sarà possibile raggiungere il risultato desiderato in quanto il KPI era studiato per 5 persone, ma alla fine solo 4 partecipano allo svolgimento dei lavori.
I KPI vengono rivisti anche quando ci sono stati degli errori di valutazione nell’impostazione degli obiettivi. A volte capita che i titolari di un’azienda vogliano così tanto far crescere la propria attività da impostare dei KPI letteralmente impossibili da raggiungere. Quindi il team di lavoro si ritrova letteralmente impossibilitato a rispondere alle richieste dei titolari. In tal caso può manifestarsi una situazione di conflitto tra i lavoratori e i titolari, in cui bisogna trovare una mediazione che faccia felici entrambi.
Ovviamente, i KPI possono essere rivisti non solo in negativo, ma anche in positivo. Per esempio, gli analisti che hanno impostato gli obiettivi da raggiungere potrebbero aver sottovalutato sin troppo il team di lavoro. Quest’ultimo, quindi, raggiungendo facilmente i traguardi stabiliti, e sarà spinto ad alzare ulteriormente l’asticella. In tal caso il valore dei KPI potrebbe aumentare affinché l’azienda cresca più velocemente.