Quando un cliente richiede assistenza su un prodotto acquistato mesi prima, l’azienda deve essere in grado di identificarlo con precisione.
Non basta conoscere il modello o consultare la fattura: occorre sapere quale specifica unità è stata venduta, quando è entrata in magazzino e quali operazioni l’hanno interessata.
Se queste informazioni sono registrate su documenti separati o devono essere ricostruite manualmente, anche una semplice richiesta può richiedere diversi controlli.
La gestione matricole permette invece di seguire ogni singolo prodotto durante le diverse fasi del suo percorso, dall’acquisto alla vendita e all’eventuale assistenza.
Sommario
Che cos’è la gestione matricole e quando serve?
La matricola è un codice che identifica una specifica unità di prodotto.
Due articoli dello stesso modello possono avere caratteristiche identiche, ma matricole differenti.
A differenza del lotto, che identifica un insieme di prodotti, la matricola consente di riconoscere e tracciare una singola unità.
Questa funzione è particolarmente utile per macchinari, apparecchiature, dispositivi elettronici, componenti tecnici e prodotti soggetti a garanzia o manutenzione.
In tutti questi casi non basta conoscere la quantità movimentata: è necessario sapere quale specifico articolo sia entrato o uscito dal magazzino.
Attraverso la gestione matricole, l’azienda può ricostruire la storia di ciascun prodotto e recuperare più facilmente le informazioni relative ad acquisto, vendita e movimentazioni successive.
I problemi di una gestione manuale
In alcune aziende le matricole vengono annotate sui documenti, registrate in fogli di calcolo oppure inserite soltanto al momento della vendita.
Questo metodo può sembrare sufficiente quando i prodotti matricolati sono pochi, ma diventa più difficile da controllare con l’aumento delle movimentazioni.
Il problema emerge soprattutto quando occorre recuperare rapidamente un’informazione.
Se un cliente comunica la matricola per richiedere assistenza, l’operatore potrebbe doverla cercare tra fatture, documenti di trasporto e file differenti.
Se il codice è stato trascritto in modo errato o il documento non è immediatamente disponibile, ricostruire il percorso del prodotto richiede ancora più tempo.
Una gestione manuale può causare:
- errori nella trascrizione dei codici;
- matricole duplicate o associate al prodotto sbagliato;
- difficoltà nel ricostruire entrate e uscite dal magazzino;
- tempi più lunghi nella gestione di garanzie e assistenza;
- informazioni non aggiornate tra uffici differenti;
- controlli ripetuti sugli stessi documenti.
La criticità non riguarda soltanto la registrazione della matricola, ma l’assenza di un collegamento con tutte le operazioni che interessano il prodotto.
Come gestire le matricole con un software gestionale?
Un software gestionale permette di associare ogni matricola all’articolo presente in magazzino e ai relativi documenti aziendali.
Quando il prodotto viene acquistato, il codice può essere collegato al movimento di entrata e al fornitore.
Al momento della vendita, la stessa matricola viene associata al movimento di uscita, al cliente e al documento emesso.
Cercando il codice nel gestionale è quindi possibile risalire alle informazioni della singola unità senza dover consultare separatamente più archivi.
L’azienda può verificare:
- quando il prodotto è stato acquistato;
- da quale fornitore proviene;
- in quale magazzino è stato registrato;
- quando e a quale cliente è stato venduto;
- quali documenti sono collegati;
- se sono avvenuti resi, sostituzioni o altri movimenti.
La gestione matricole consente inoltre di conoscere non soltanto la quantità disponibile di un articolo, ma anche quali specifiche unità si trovano in magazzino.
Sapere che sono presenti cinque prodotti dello stesso modello, infatti, potrebbe non essere sufficiente quando occorre identificarne i singoli codici e ricostruirne la provenienza.
Lo stesso collegamento facilita anche le attività successive alla vendita.
Quando un cliente richiede assistenza, la matricola permette di individuare il prodotto interessato, verificare il relativo documento e distinguerlo da altre unità dello stesso modello.
Resi, sostituzioni, garanzie e richieste di assistenza possono così essere gestiti partendo da informazioni più precise e immediatamente disponibili.
La gestione matricole con Smart ERP
La gestione matricole offre il massimo beneficio quando è integrata con il magazzino e con i documenti aziendali.
Con Smart ERP, le informazioni relative ai prodotti possono essere gestite all’interno dello stesso sistema utilizzato per registrare acquisti, vendite e movimenti di magazzino.
La matricola diventa così il punto di collegamento tra la singola unità e le operazioni che l’hanno interessata.
L’obiettivo non è semplicemente conservare un codice, ma poterlo utilizzare per recuperare rapidamente dati e documenti, ridurre le ricerche manuali e avere maggiore controllo sul percorso di ogni prodotto.
Quando il numero delle movimentazioni aumenta, affidarsi ad archivi separati rende più difficile mantenere le informazioni allineate.
Un software gestionale trasforma la gestione matricole in uno strumento operativo utile sia per il controllo del magazzino sia per offrire un servizio più preciso dopo la vendita.
Domande Frequenti (FAQ)
Che cos’è la gestione matricole?
La gestione matricole consente di identificare e tracciare ogni singola unità di prodotto attraverso un codice univoco. In questo modo è possibile collegare la matricola ai movimenti di magazzino, ai documenti di acquisto e vendita e al cliente a cui il prodotto è stato consegnato.
Qual è la differenza tra lotto e matricola?
Il lotto identifica un gruppo di prodotti accomunati dalla stessa produzione o provenienza, mentre la matricola distingue una singola unità.
Per quali prodotti è utile gestire le matricole?
Le matricole sono particolarmente utili per macchinari, apparecchiature, dispositivi elettronici, componenti tecnici e beni soggetti a garanzia o assistenza. In generale, vengono utilizzate quando è necessario identificare e seguire separatamente ogni unità venduta.
Quali vantaggi offre un software gestionale per la gestione matricole?
Un software gestionale permette di associare ogni matricola al relativo articolo, ai movimenti di magazzino e ai documenti aziendali. Questo riduce le ricerche manuali e consente di recuperare più rapidamente le informazioni necessarie per assistenza, resi, sostituzioni e garanzie.
