Un cliente ha effettuato un bonifico, ma la sua fattura risulta ancora da incassare.
Nell’estratto conto compare un addebito che non trovi nelle registrazioni contabili.
Oppure arriva un pagamento unico che comprende più fatture.
Per chi segue l’amministrazione, queste situazioni richiedono verifiche: recuperare i riferimenti, confrontare gli importi e capire quali operazioni siano già state registrate.
La riconciliazione bancaria serve a mettere in relazione i movimenti del conto corrente con la contabilità aziendale, individuando le corrispondenze e chiarendo le eventuali differenze.
Sommario
Cos’è la riconciliazione bancaria
La riconciliazione bancaria è il controllo attraverso cui si confrontano i movimenti e il saldo dell’estratto conto con le registrazioni del corrispondente conto banca in contabilità, riferiti allo stesso periodo.
L’obiettivo è verificare che le operazioni siano state rilevate correttamente e spiegare le differenze tra le due situazioni.
Una differenza non indica necessariamente un errore. Può dipendere, per esempio, dai tempi con cui un’operazione viene registrata dall’azienda e dalla banca.
In altri casi può segnalare una registrazione mancante, duplicata o con un importo inesatto.
Per questo, il confronto dei saldi deve essere accompagnato dalla verifica dei singoli movimenti.
Perché è utile per l’amministrazione aziendale
La contabilità e i movimenti bancari descrivono aspetti collegati della stessa attività.
Mantenerli allineati aiuta a ricostruire ciò che è stato effettivamente incassato o pagato e ciò che richiede ancora un controllo.
Un incasso presente in banca ma non registrato correttamente può lasciare aperta la posizione di un cliente.
Chi consulta lo scadenzario potrebbe quindi considerare ancora da riscuotere una fattura già saldata e inviare un sollecito non necessario.
Allo stesso modo, una spesa bancaria non ancora rilevata può contribuire a una differenza tra il saldo contabile e quello dell’estratto conto.
Riconciliare con regolarità rende più affidabili le informazioni utilizzate dall’amministrazione, facilitando anche le verifiche successive.
Quali differenze possono emergere
Alcune situazioni rendono il confronto meno immediato.
Un pagamento comprende più fatture
Un cliente può saldare diverse fatture con un unico bonifico. L’importo ricevuto deve essere ricondotto ai documenti corretti, verificando che la somma corrisponda e che non rimangano importi ancora aperti.
Una fattura viene pagata solo in parte
Il movimento bancario può riferirsi a un acconto o a un pagamento parziale. In questo caso occorre distinguere la quota incassata dall’importo ancora dovuto.
Mancano commissioni o altri addebiti
Spese di tenuta conto, commissioni e interessi possono comparire nell’estratto conto prima di essere registrati in contabilità. Il controllo permette di individuarli e valutarne la corretta rilevazione.
Le date non coincidono
La data della registrazione aziendale e quella del movimento bancario possono essere diverse. Quando si verifica una situazione a fine mese, alcune operazioni possono quindi risultare presenti soltanto da una delle due parti.
Una registrazione è errata o duplicata
Un importo digitato in modo inesatto, un movimento registrato due volte o attribuito al conto banca sbagliato possono generare differenze da approfondire.
Come si effettua la riconciliazione bancaria
Il primo passaggio consiste nel definire il conto corrente e il periodo da controllare, raccogliendo l’estratto conto e la relativa scheda contabile.
Occorre poi verificare il saldo iniziale e le eventuali differenze già individuate nella riconciliazione precedente. In questo modo si evita di trattare come nuove situazioni che erano già state spiegate.
Si procede quindi al confronto dei movimenti, considerando:
- importo e segno dell’operazione;
- date di registrazione;
- nominativo del cliente, del fornitore o dell’altro soggetto coinvolto;
- causale e riferimenti del pagamento;
- eventuali documenti collegati.
Le operazioni corrispondenti vengono abbinate, mentre quelle ancora da chiarire rimangono evidenziate per le verifiche successive.
La coincidenza dell’importo, da sola, non basta: due pagamenti possono avere lo stesso valore ma riferirsi a operazioni diverse.
Dopo aver analizzato le differenze, si effettuano le registrazioni o le correzioni necessarie e si documentano le operazioni che restano temporaneamente disallineate.
Il risultato è una situazione in cui le differenze tra banca e contabilità sono spiegate e verificabili.
Come può aiutare un software gestionale
Quando le operazioni aumentano, confrontare manualmente estratti conto, registrazioni e documenti può richiedere molto tempo.
Un software dotato di funzioni di riconciliazione può supportare l’acquisizione dei movimenti bancari e il loro confronto con le informazioni contabili.
In base alle caratteristiche della soluzione, può proporre abbinamenti e mettere in evidenza le operazioni che richiedono una verifica.
L’automazione è particolarmente utile nelle situazioni ricorrenti, ma i casi ambigui devono essere controllati: pagamenti parziali, causali poco chiare o importi uguali riferiti a documenti diversi richiedono attenzione.
Per valutare una soluzione è quindi utile capire come gestisce sia le corrispondenze immediate sia le eccezioni, e quanto sia semplice ricostruire gli abbinamenti effettuati.
Ogni quanto effettuare il controllo
La frequenza dipende dal numero di movimenti e dall’organizzazione amministrativa.
Un’azienda con molte operazioni quotidiane può avere bisogno di controlli più frequenti rispetto a una realtà con pochi movimenti mensili.
L’aspetto essenziale è evitare che le operazioni da chiarire si accumulino.
Verifiche regolari permettono di approfondire le differenze quando documenti e riferimenti sono ancora facilmente recuperabili e di mantenere aggiornate le informazioni su incassi e pagamenti.
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Domande Frequenti (FAQ)
Qual è la differenza tra prima nota e riconciliazione bancaria?
La prima nota registra le operazioni aziendali, inclusi incassi e pagamenti. La riconciliazione bancaria verifica che le registrazioni del conto banca corrispondano ai movimenti dell’estratto conto, individuando eventuali differenze.
Cosa fare se il saldo dell’estratto conto non coincide con la contabilità?
Confronta i saldi alla stessa data e verifica i singoli movimenti. Cerca registrazioni mancanti, duplicate, importi errati o differenze nelle date. Correggi gli errori individuati e tieni traccia delle differenze temporanee da ricontrollare.
Come riconciliare un bonifico che paga più fatture?
Individua le fatture attraverso la causale e verifica che la loro somma corrisponda al bonifico. Se i riferimenti sono incompleti, richiedi il dettaglio del pagamento. In caso di saldo parziale, mantieni aperto l’importo residuo.
La riconciliazione bancaria automatica elimina i controlli manuali?
Il software può proporre abbinamenti e ridurre le verifiche ripetitive. Restano da controllare i casi ambigui, come pagamenti parziali, causali incomplete o movimenti dello stesso importo riferiti a operazioni diverse.
