La gestione immobili e locazioni non si esaurisce con la firma del contratto.
Per tutta la durata dell’affitto occorre emettere i documenti relativi ai canoni, utilizzare gli importi corretti e gestire gli eventuali aggiornamenti previsti.
Quale canone applicare questo mese? Da quando entra in vigore il nuovo importo? A quale immobile si riferisce il documento da emettere?
Sono domande frequenti per chi amministra immobili in affitto, soprattutto quando uno stesso inquilino occupa più unità o le locazioni prevedono condizioni diverse.
Sommario
Organizzare immobili e inquilini
Per seguire una locazione bisogna distinguere il bene dato in affitto dal soggetto che lo occupa.
Le anagrafiche permettono di organizzare queste informazioni su tre livelli:
- Condominio: identifica l’edificio di riferimento per le unità immobiliari;
- Unità immobiliare: identifica il singolo bene, come un appartamento o una casa indipendente;
- Cliente o inquilino: raccoglie i dati del soggetto a cui si riferisce la locazione.
Questa distinzione ha un’utilità concreta.
Due appartamenti nello stesso edificio possono avere inquilini e canoni differenti; allo stesso tempo, un unico cliente può prendere in affitto più unità.
Nella gestione immobili e locazioni, mantenere riconoscibili questi riferimenti aiuta a individuare la posizione corretta quando si deve preparare un documento o verificare un importo.
Emettere bollettini e fatture di affitto
L’emissione dei documenti è un’attività ricorrente, ma riprendere quelli del periodo precedente non basta a garantire che tutti i dati siano ancora corretti.
Prima di procedere con un bollettino o una fattura di affitto, secondo la modalità prevista per la locazione, è utile verificare:
- Il destinatario;
- L’unità immobiliare interessata;
- Il periodo a cui si riferisce il canone;
- L’importo da utilizzare.
Se uno stesso cliente è associato a più immobili, occorre distinguere i riferimenti di ciascuna locazione.
Anche l’importo merita attenzione: potrebbe essere cambiato rispetto al documento precedente per effetto di un aggiornamento del canone.
Aggiornare i canoni di locazione
Quando è previsto un aggiornamento, conoscere il nuovo importo è solo una parte del lavoro.
Bisogna anche sapere da quando applicarlo.
Prima di procedere occorre verificare il canone di partenza, le condizioni della specifica locazione e la decorrenza della variazione.
Se il nuovo importo si applica da un determinato mese, i documenti dei periodi precedenti devono mantenere il valore pertinente.
Allo stesso modo, quelli successivi devono riportare il canone aggiornato.
Una procedura guidata può supportare l’operatore in questa attività, sulla base dei dati e delle condizioni verificati per la locazione.
Gestione immobili e locazioni con Smart ERP
Un gestionale dedicato può supportare le attività amministrative legate agli affitti, dall’organizzazione delle anagrafiche all’emissione dei documenti.
Il modulo di Smart ERP per la gestione delle locazioni comprende:
- Anagrafiche di condomìni, unità immobiliari e clienti/inquilini;
- Associazione fino a 15 unità immobiliari per cliente;
- Emissione di bollettini o fatture di affitto;
- Aggiornamento guidato dei canoni.
Per capire se il modulo risponde alle proprie esigenze, è utile partire dalle operazioni svolte abitualmente: quali immobili fanno capo a ciascun cliente, quali documenti vengono emessi e come vengono aggiornati i canoni.
Domande frequenti (FAQ)
Quali dati servono per organizzare la gestione degli immobili in affitto?
Occorre identificare le unità immobiliari, i relativi clienti o inquilini e i riferimenti delle locazioni. Per le operazioni periodiche servono inoltre il canone da applicare, il periodo interessato e gli eventuali aggiornamenti con la relativa decorrenza.
Come gestire più immobili associati allo stesso inquilino?
È utile mantenere un’anagrafica del cliente e distinguere le singole unità immobiliari, così da riconoscere i riferimenti di ciascuna locazione. Il modulo di Smart ERP permette di associare fino a 15 unità immobiliari a ciascun cliente.
Quali difficoltà si incontrano nella gestione di più locazioni?
Seguire più locazioni significa gestire canoni, periodi di riferimento e condizioni che possono variare da un immobile all’altro. La difficoltà è tenere conto di queste differenze nelle attività quotidiane, evitando di applicare importi o riferimenti di una locazione a un’altra.
Cosa verificare prima di aggiornare un canone di locazione?
Occorre verificare l’importo di partenza, le condizioni applicabili alla locazione e la decorrenza del nuovo canone. Il modulo di Smart ERP supporta questa attività con una procedura guidata.
